Encerramento

Como encerrar os cadeados na rotina de encerramento no sistema Educação?

   

• Acesse no sistema Educação, o ano letivo, dentro do contexto desejado, Secretaria ou Escola, selecione o menu Executando > Encerramento > Encerramentos, pesquise a turma desejada e clique nos cadeados abertos para fechá-los.

• Atenção: Os cadeados devem ser fechados em ordem sequencial. Ou seja, primeiro fecha-se o(s) período(s) avaliativo(s), depois o(s) exame(s) - caso a turma ofereça exame, e por último, fecha-se o período letivo.

Importante:

• Para que o encerramento seja realizado, é necessário que as Fórmulas de cálculo de resultados dos períodos estejam configuradas. As fórmulas são configuradas no menu Configurando > Fórmulas e validações > Fórmulas de cálculo de resultados dos períodos.

• Ao fechar os cadeados, o sistema utilizará a fórmula de cálculo configurada especificamente para a escola, ou caso a escola não possua fórmula específica, será utilizada a fórmula padrão da Secretaria de Educação.

Como abrir os cadeados na rotina de encerramento no sistema Educação?

   

• Acesse no sistema Educação, o ano letivo, dentro do contexto desejado, Secretaria ou Escola, selecione o menu Executando > Encerramento > Encerramentos, pesquise a turma desejada. Em cada cadeado fechado, ao passar o mouse em cima do mesmo, terá a opção Desfazer encerramento. Clicando no cadeado para abri-lo, o sistema irá reabrir o período para alteração.
• Atenção: Os cadeados devem ser abertos em ordem sequencial de trás para frente. Ou seja, primeiro abre-se o período letivo, depois o(s) exame(s) - caso a turma ofereça exame e por último o(s) período(s) avaliativo(s). Os cadeados devem ser abertos até o período em que se deseja fazer a alteração.

Importante:

• Caso a turma já esteja com todos os períodos encerrados, ao reabrir os períodos e encerrá-los novamente, é necessário que a fórmula de cálculo seja verificada, pois caso exista algo diferente na fórmula atual em relação a fórmula utilizada no primeiro encerramento, esta poderá impactar no resultado final dos alunos.
• Quando todos os períodos da turma estiverem encerrados, ao reabrir o período letivo, exame final ou um dos períodos avaliativos, a situação da matrícula e dos componentes curriculares do aluno, retornam para a situação anterior. Exemplo: Se a matrícula de um aluno estava com a situação “Aprovado” após o encerramento dos períodos avaliativos, ao reabrir um dos períodos avaliativos, a situação da matrícula do aluno retorna para “Cursando”.

O quê fazer quando é realizado o encerramento da turma e o sistema exibe a notificação: "É necessário definir um percentual mínimo de frequência para aprovação"?

   

• Para que a rotina de Encerramento seja executada de forma correta, é necessário definir um percentual mínimo de frequência para aprovação em cada nível de ensino. Para isso acesse o menu Configurando > Avaliação e frequência > Configuração de frequências, e defina para cada nível de ensino o percentual de frequência.

• Por exemplo, na opção Educação Básica, temos as opções Educação Infantil, Ensino Fundamental e Ensino Médio. Podemos para o Ensino Fundamental informar no campo Percentual de frequência para aprovação o valor de 75, ou seja, 75 por cento seria neste exemplo o percentual mínimo de frequência que um aluno precisa ter nesse nível de ensino para aprovação no ano letivo.

O que acontece ao encerrar (fechar) apenas um período avaliativo?

   

• Quando a turma possui mais de um período avaliativo, ao realizar o encerramento de algum(ns) deles (não todos), o sistema bloqueia os registros de frequência escolar, abono e justificativa de faltas, e desempenho escolar dos alunos no respectivo período fechado, tanto no sistema Educação, quanto no sistema Professores.

O que acontece ao encerrar (fechar) todos os períodos avaliativos?

   

• Ao encerrar todos os períodos avaliativos o sistema fará:
• O cálculo das médias dos(as) alunos(as) através das fórmulas de cálculo e dará a situação deles, isto é, Aprovados, Reprovados ou Em exame, caso a turma possua exames.
  • Caso tenha exames finais, será necessário fechar o cadeado após a realização dos exames e dos registros das notas obtidas para que a fórmula possa ser executada e seja verificado se o(a) aluno(a) foi ou não aprovado.
  • Caso exista mais de um exame na turma, estes devem ser fechados conforme na sequência de realização dos mesmos.
• Ao encerrar todos os períodos avaliativos, o sistema bloqueia os registros de matrículas, movimentação de matrículas (transferência, remanejamento, reclassificação…) e enturmação de alunos no sistema Educação.

Os cadeados são fechados automaticamente ao término de cada período avaliativo?

   

• Não, todo o processo de encerramento é realizado de forma manual.

O encerramento pode ser realizado para várias turmas?

   

• Sim. Para isso realize a pesquisa das turmas desejadas utilizando o recurso da pesquisa (informando a descrição da turma) ou os filtros da pesquisa avançada.

• Após a realização da pesquisa, clique no cadeado do período que deseja encerrar. Exemplo:

O que representa cada indicador da funcionalidade “Encerramentos”?

   

• Solicitações em andamento: esse indicador exibe o total de solicitações de encerramento e reabertura de períodos avaliativos e período letivo da entidade (considerando cada cadeado como uma solicitação).
• Tempo médio por solicitação: esse indicador é calculado com base nas últimas solicitações (cadeados) de encerramento e reabertura de períodos avaliativos e período letivo processadas e concluídas pelas entidades que utilizam o sistema Educação, independente do ano letivo do encerramento/reabertura de períodos.
• Solicitações concluídas nas últimas 24 horas: esse indicador exibe o total de solicitações de encerramento e reabertura de períodos avaliativos e período letivo processadas e concluídas nas últimas 24 horas para a entidade, independente do ano letivo do encerramento/reabertura de períodos.

Existe alguma priorização para processamento dos encerramentos?

   

• Sim, o sistema prioriza o processamento dos fechamentos e reaberturas de períodos e exames do ano letivo atual e do ano letivo anterior. Processamentos de anos letivos mais antigos só serão iniciados após a conclusão de todos os encerramentos referentes aos anos letivos prioritários.
  • Por exemplo: Se você executar fechamentos para as turmas de 2025, 2024 e 2023, o sistema processará primeiro todos encerramentos de 2025, depois os de 2024, e só então os de 2023.

Qual o significado dos termos 1º P, 1º E e Letivo?

   

• 1º P ao 4º P: representam os períodos avaliativos utilizados pela(s) turma(s).
• Os cadeados serão exibidos conforme a quantidade de períodos avaliativos definidos no calendário da matriz. Isso se aplica para as turmas que possuem vínculo com matriz curricular. Turmas de atividades AEE, atividades complementares e EJA modular, possuem por padrão apenas um período avaliativo.
• 1º E ao 4º E: representam os exames finais utilizados em cada turma.
• Os cadeados serão exibidos conforme a quantidade de exames definidos na turma.
• Letivo: representa o encerramento total da turma no ano letivo.

O que fazer caso o encerramento não seja finalizado e o cadeado não feche?

   

• Verifique no ícone do sininho que fica no canto superior direito da tela do sistema , se há alguma notificação informando o motivo pelo qual o encerramento não foi concluído. A partir dessa mensagem, será possível identificar a causa e realizar as ações necessárias para que o encerramento seja finalizado.

Por que a turma não aparece na listagem para a realização do Encerramento?

   

• Verifique se a configuração dos Tipos de Avaliação da turma (Executando > Enturmação e ensalamento > Turmas), está configurada. Caso não esteja, configure. Dessa forma, a turma aparecerá no Encerramento.